Spaarne Werkt besteedt aandacht aan sociale veiligheid, onlangs bijvoorbeeld met een theatershow die de tongen losmaakte. Manager HRM Annet Beentjes vertelt over het integrale programma. ‘Bij te veel meldingen is er iets aan de hand, maar bij te weinig ook.’
De live theatershow ‘Kom op!’ is negen keer vertoond bij uw bedrijf. Wat moeten we ons erbij voorstellen?
Annet Beentjes: ‘Het gaat om interactief theater. De voorstelling duurt 45 minuten en daarin komen allerlei voorbeelden aan de orde: Hoe zorg je dat iedereen in een veilig en sociaal werkklimaat werkt? Wat doe je zelf? Wat kun je voor elkaar betekenen? En wat mag je van de leiding van het bedrijf verwachten? Daarna was er een korte pauze met iets lekkers – want het moet natuurlijk ook een beetje leuk zijn om naartoe te gaan – en in het tweede deel wordt er onder begeleiding van een coach nagepraat: “Wat heb je nou gezien?” En: “Als er zoiets gebeurt, wat doe jij dan?”’
Wat was uw eigen afdronk?
‘Ik heb verschillende voorstellingen inclusief nabesprekingen gezien. Wat mij opviel, is dat mensen het best wel spannend vonden om erheen te gaan. Ongewenst gedrag is natuurlijk best een heftig onderwerp. Bovendien: wat is interactief theater? “Wat gaan we dan doen? En moet ik dan ook iets zeggen in een groep?” Dus vooraf hadden mensen wel wat bedenkingen. Maar ik ben echt blij dat we het hebben gedaan, want die theatermakers zijn zó kundig daarin, zij wisten de groep gelijk te boeien. Mensen deden heel actief mee, er werd heel veel over gepraat. Ik denk dat mensen verschillende dingen geleerd hebben: Wat is nou ongewenst gedrag? En vooral: hoe kan ik erop reageren? Mensen reageren vaak primair maar ik denk dat ze nu wel inzicht hebben gekregen dat het misschien handig is om soms op een andere manier te reageren.’
Hebt u een voorbeeld?
‘Het is al snel actie-reactie: als iemand jou uitscheldt en je scheldt meteen terug, krijg je een sneeuwbaleffect. Er zit bijvoorbeeld een scène in de voorstelling waarin iemand uitgescholden wordt: “Klootzak!” Waarop de ander direct reageert: “Ik vind jou ook een klootzak!” En dan gaat zo’n scène van kwaad tot erger en staan ze op een gegeven moment zelfs een klap uit te delen aan elkaar. Tijdens het gesprek na afloop gaat het daarover: je kunt iemand niet veranderen, maar hij zegt klootzak tegen je. Hoe kun je daar dan op reageren? Je kunt bijvoorbeeld aangeven: “Ik vind het vervelend” of “Wat zeg je nu?” of “Dit doen wij hier niet op de werkvloer”. Zonder dat het meteen tot een vechtpartij hoeft te komen.’
U zegt: ‘Mensen praten erover?’
‘Daarmee bedoel ik dat ze open durfden te zijn. Dat vond ik soms zelfs ontroerend. Iemand heeft iets meegemaakt en durft te delen in de groep van wat het met hem of haar gedaan heeft. Of ze durven erover te spreken met een leidinggevende.’
Dat was dan niet iets waarvan u dacht: ‘Het is niet goed dat dit in ons bedrijf voorkomt’? Want dat kan misschien ook.
‘Ja, dat was iets waarvan ik dacht dat het niet goed is dat dit gebeurt. Ik vond het wel goed dat de medewerker het deelde om hier als bedrijf in de toekomst alert op te kunnen zijn: “Blijkbaar kunnen dit soort dingen bij ons gebeuren”. En daar moet je dan een goede opvolging op hebben. Daar hebben we het ook over met andere HR-managers in een participatiebedrijf: er zal altijd gedrag zijn dat niet door de beugel kan. Daar moeten we ons gewoon bewust van zijn. Waar het om gaat, is: hoe reageren we daar dan op?’
Daar draagt deze voorstelling aan bij?
‘Ja, zeker.’
Hoe kwam u op het idee om deze voorstelling te contracteren – want jullie betalen ervoor, neem ik aan?
‘Klopt, maar het wordt deels gesubsidieerd door SBCM, dus het is heel laagdrempelig om in te huren. Deze voorstelling past in ons Plan van Aandacht op het gebied van sociale veiligheid. Dat is een breed programma met vier pijlers: 1) leiderschap & voorbeeldgedrag; 2) bewustzijn creëren en het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag; 3) ondersteuning (bijvoorbeeld in de vorm van een vertrouwenspersoon en klachtenprocedure) en 4) monitoren: hoe staan we ervoor op het gebied van sociale veiligheid? Ons Plan van Aandacht staat op papier. Dat is een levend document waar we steeds weer dingen aan toevoegen. Zo hebben we naar aanleiding van de theatershows evaluatie- en verdiepingssessies georganiseerd om met elkaar te kijken wat er nog aan het licht is gekomen en waar we nog aan kunnen werken. Dat vroegen we dan weer toe aan het Plan van Aandacht.’
Is dat plan intern of ook openbaar?
‘Vooralsnog intern, maar het zou wel goed zijn als we er een flyer van maken zodat ook onze opdrachtgevers het kunnen lezen.’
Is er al iets uit de verdiepingssessies gekomen waaraan u aandacht moet besteden?
‘Dat het voorbeeldgedrag van leidinggevenden héél belangrijk is. Dat heb ik gezien in die theatershows, dat de mensen op de werkvloer grote behoefte hebben aan het goede voorbeeld.’
En hoe doe je dat als leidinggevende?
‘Je moet als leidinggevende altijd alert zijn, bijvoorbeeld op je taalgebruik of de grapjes die je maakt. Je moet je er altijd bewust van zijn dat dat niet ten koste gaat van een ander. Of dat iets cultureel getint is. Het moet gewoon heel neutraal zijn. Het zit in kleine nuances. Mensen voelen zich snel buitengesloten. Ze hebben een grote behoefte om onderdeel te zijn van de maatschappij en zijn al zo vaak buitengesloten. Wij moeten mensen een welkom en goed gevoel geven. Dat ze erbij horen en mogen zijn wie ze zijn: dat is heel belangrijk.’
Zó belangrijk dat je leidinggevenden er ook in moet trainen?
‘Jazeker. We hebben binnenkort bijvoorbeeld een voorliedentraining van een aantal dagen en daarin staat voorbeeldgedrag centraal.’
Voorlieden?
‘Ja. Naast teamleiders zijn er ook voorlieden op een afdeling. Zij helpen bij de dagelijkse aansturing.’
Wat houdt uw programma nog meer in?
‘Het gaat in ons programma niet alleen over negatief gedrag. We proberen ook te werken aan de positieve werksfeer. Zo organiseren we binnenkort twee Complimentendagen, waarin we mensen leren om op een leuke manier complimentjes aan elkaar uit te delen. Dat is ook belangrijk en vinden mensen soms ook moeilijk. Dat organiseren we nu voor het eerst en ook daarvoor hebben we een actrice ingehuurd.’
Wat is haar rol?
‘Mensen helpen. Ze heeft kaartjes bij zich waar al teksten opstaan, om het een beetje makkelijk te maken. Ze gaat ook mensen koppelen: “Wie wil jij graag een complimentje geven?” Een beetje leuk aankleden dus, zodat het wat laagdrempeliger wordt. Twee dagen gaat ze alle afdelingen langs.’
Wie kwam op dat idee?
‘Ik heb hiervóór in de zorg gewerkt en daar was het gebruikelijk dat je op bepaalde dagen in het jaar aandacht besteedde aan medewerkers, om je personeel in het zonnetje te zetten.’
Aha! Dus het komt van uzelf en u hebt het goed gejat?
‘Precies! Zo proberen we gedurende het jaar dingen te organiseren. Aan het begin van het jaar hadden we de Dag van het Werkplezier. Dat deden we in de week van Blue Monday [maandag 15 januari was wereldwijd uitgeroepen tot de zogenaamd ‘deprimerendste dag van het jaar’] om toch een stukje positiviteit aan die dag te geven. Sociale veiligheid hoeft dus niet alleen te gaan over ongepast gedrag en regels, maar ook over hoe we op een goede en positieve manier met elkaar samenwerken: hoe zorgen we voor een goede sfeer?’
Sinds wanneer is Spaarne Werkt bezig met sociale veiligheid?
‘Ik werk zelf sinds anderhalf jaar bij Spaarne Werkt en toen ik hier begon, stond sociale veiligheid wel op het programma, maar het waren vooral losse acties: “We moeten onze klachtenprocedure herzien” of “We moeten een nieuwe vertrouwenspersoon zoeken”. Het was allemaal wat meer ad hoc georganiseerd.’
Nu staat in het persbericht dat u een integrale aanpak hebt rondom sociale veiligheid.
‘Ja, klopt.’
Dat klinkt schitterend. Wat houdt het in?
‘Dat houdt in dat het onderwerp continu op de agenda staat, dat het één van de speerpunten is binnen ons bedrijf en dat we er vier pijlers aan gekoppeld hebben waar we continu aandacht voor hebben.’
Ziet u ook al resultaten van deze aanpak?
‘Ja, ik zie als een resultaat dat mensen steeds beter weten wat gewenst en ongewenst gedrag is en ongewenst gedrag bespreekbaar maken. Dat ze grenzen aangeven en hulp vragen. En dat teamleiders er meer oog voor hebben. Als je een situatie binnen je team hebt, dan is het fijn om even te kunnen sparren, bijvoorbeeld met een HR-adviseur: “Ik zie bepaald gedrag in mijn team, dat is niet bevorderlijk voor de werksfeer. Hoe ga ik hiermee om?”’
U noemt ook ‘dat ze hulp vragen’. Gaat het dan om teamleiders of ook medewerkers zelf?
‘Beide. We hebben maar liefst vier vertrouwenspersonen, van wie drie intern en eentje extern. Zij zijn heel toegankelijk. Medewerkers lopen heel makkelijk even bij ze binnen.’
Vier! Dat moet genoeg zijn, lijkt me.
‘We wilden sowieso een man en een vrouw, en ook uit verschillende hoeken van de organisatie. En ik moet ook eerlijk zeggen: er reageerden best veel collega’s toen we de vacature publiceerden. Dus we hadden gelukkig ook wat te kiezen. Ze zijn uiteraard allemaal officieel opgeleid en gecertificeerd. De externe vertrouwenspersoon richt zich wat meer op integriteit. Zij hebben ook intervisie met elkaar. De externe vertrouwenspersoon voedt als het ware de interne vertrouwenspersonen. En stel dat de interne vertrouwenspersonen een casus behandelen die ze moeilijk vinden, dan kunnen ze ook even overleggen met de externe vertrouwenspersoon.’
Hebt u ook contact met andere sociaal werkbedrijven over sociale veiligheid?
‘Zeker. Ik zit zelf in het landelijk HR-managersoverleg van Cedris. Maar we hebben ook een regionaal overleg met de buren, zoals IJmond Werkt en Werkom. Wij trekken heel veel samen op, ook op andere HR-onderwerpen. We zijn geen concurrenten van elkaar, dat is heel leuk in deze branche, vind ik.’
Hoeveel tijd bent u als HR-manager bezig met sociale veiligheid? Of is het iets wat u er even bij doet?
‘“Wat u erbij doet” triggert me wel een beetje, want het is gewoon onderdeel van mijn werk. Sterker nog, het is mijn werk. En het kost zo veel tijd als dat het nodig heeft. Want het is gewoon een belangrijk onderwerp.’
En hoeveel tijd is dat?
‘Het wisselt heel erg per week. Nu we evaluatie- en verdiepingssessies doen naar aanleiding van de roadshows, ben ik daar wel een paar dagdelen mee bezig. Ik vind het moeilijk om te zeggen hoeveel tijd het me kost per week, maar elke week komt het thema terug.
‘Ik denk dat je altijd alert moet zijn als organisatie. Je kunt nooit achteroverleunen. Als je heel weinig meldingen krijgt of heel weinig klachten, dan kan dat zelfs een signaal zijn dat mensen misschien niet durven melden of klachten niet durven indienen. Het heeft continu aandacht nodig. Je ziet het ook in de media: het komt overal voor, daar kunnen we niet omheen. Het gaat erom dat je er als organisatie oog voor hebt, dat iedereen weet welk gedrag ongepast is, dat je zorgt dat het bespreekbaar is, probeert mensen weerbaar te maken en dat er goede opvolging is.’
En u hebt het gevoel dat dat bij Spaarne Werkt goed geregeld is?
‘Steeds beter, ja. Eerst was het er heel erg op gericht van: “Het aantal meldingen moet omlaag.” Ik denk niet dat dat de juiste aanpak is. Je moet medewerkers zover krijgen dat ze zich melden als het nodig is. Bij te veel meldingen is er iets aan de hand, maar bij te weinig ook. Dan weten mensen de weg niet te vinden of durven ze misschien niet.’
Dit artikel is eerder verschenen in SW Journaal 3 uit 2024.